Bab 1 Konsep Dasar Sistem

BAB 1

Konsep Dasar

1.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu  entitas yang berinteraksi.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata “sistem” banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian umum menurut beberapa ahli bahwa definisi sistem adalah merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Jadi yang dimaksud dengan sistem bisa berbentuk apa saja dan berada dimana saja.

Sistem adalah kumpulan / group / komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Dengan diketahuinya suatu sistem maka  perlu diketahui pula batasan – batasan dengan terbentuknya sistem tersebut.  Batasan Sistem yaitu suatu batasan / kondisi   yang memisahkan antara sistem dengan sekitarnya. Sehingga terbentuk suatu wilayah yang berada di sekitar sitem itu sendiri yaitu yang dinamakan Sub-sistem dan Supra sistem.

Apa itu Subsistem?

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu system, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak.

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu system yang terdiri dari system-sistem bawahan seperti system mesin, system badan mobil dan system rangka. Masing-masing system ini terdiri dari system tingkat yang lebih rendah lagi.

Apa itu Supersistem?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, system seperti ini ada. Jika suatu system adalah bagian dari system yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu system terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan

Pengertian Sistem dan Definisi Sistem Menurut Para Ahli

1.      Pengertian sistem Menurut Arifin Rahman | Sistem adalam Webster New Collegiate Dictionary bahwa terdapat kata “syn” dan “Histanai” yang berasal dari bahasa Yunani berarti menempatkan bersama. Bahwa pengertian sistem adalah suatu kumpulan pendapat pendapat, (collection of opinions), prinsip prinsip (principles), dan lain lain yang membentuk suatu kesatuan yang berhubung hubungan satu sama lain.

2.      Pengertian sistem menurut Ludwig von Bertallanffy |  Bahwa sistem adalah sekumpulan unsur unsur yang berada dalam keadaan yang berinteraksi.

3.      Pengertian sistem berdasarkan A.Hall dan R. Fagen | bahwa pengertian sistem adalah sekumpulan objek, yang mencakup hubungan diantara objek tersebut (understanding of the system is a set of objects, which includes the relationship between the object), serta hubungan antara sifat yang mereka miliki (the relationship between their properties).

4.      Pengertian sistem menurut Colin Cherry | Bahwa sistem adalah suatu keseluruhan yang dibentuk dari banyak bagian_suatu assambel dari berbagai macam sifat dan bagian bagian tersebut.

5.      Pengertian sistem menurut Pamudji | Bahwa sistem adalah suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir (An overall roundness or complex or organized), suatu himpunan atau perpaduan hal hal atau bagian bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks dan utuh ((a set or mix of things or parts forming part of a roundness or complex whole and intact)). Suatu kebulatan atau keseluruhan yang utuh, dimana didalamnya terdapat komponen komponen yang pada gilirannya merupakan sistem tersendiri (A determination or unified whole, in which there are components which in turn is a separate system) yang memiliki fungsi masing masing yang saling berhubungan satu dengan lainnya menurut pola, tata atau norma tertentu dalam rangka mencapai suatu tujuan (has the function of each are interconnected to one another according to a pattern, system or certain norms in order to achieve a goal.).

6.      Sedangkan menurut Prajudi bahwa pengertian sistem adalah suatu jaringan dari prosedur prosedur yang berkaitan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dan suatu usaha ataupun urusan.

7.      Pengertian Sistem menurut W.J.S. Poerwadarminta | bahwa sistem adalah sekelompok bagian bagian atau alat dan sebagainya yang bekerja bersama sama untuk melakukan sesuatu maksud.

8.      Pengertian sistem menurut Sumantri | bahwa sistem adalah sekelompok bagian bagian yang bekerja bersama sama untuk melakukan suatu maksud. Bila terjadi kerusakan terhadap salah satu bagian maka sistem atau seluruh bagian tidak akan dapat menjalankan tugasnya sepenuhnya. Dengan kata lain, maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak tidaknya sistem yang telah terwujud akan mendapat gangguan.

9.      Pengertian sistem menurut Musanef | bahwa Sistem adalah suatu sarana yang menguasai keadaan pekerjaan agar dalam menjalankan tugas dapat diatur, dan sistem adalah suatu tatanan dari hal hal yang paling berkaitan dan berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan dan satu keseluruhan

10.  Pengertian sistem menurut Inu Kencana Syafi’ie | bahwa sistem adalah kesatuan yang utuh dari sesuatu rangkaian yang terikat satu dengan yang lainnya. Bagian kecil atau anak cabang dari suatu sistem, menjadi induk sistem dari rangkaian selanjutnya. Keadaan tersebut yang akan terus terjadi hingga tiba pada saat adanya bagian yang mengganggu kestabilan itu sendiri.

11.  Menurut Jerry Fith Gerald : sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Klasifikasi Sistem

1.      Sistem abstrak : sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

2.      Sistem fisik : merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

3.      Sistem alamiah : sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

4.      Sistem buatan manusia : sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh : sistem informasi)

5.      Sistem Tertentu (deterministic system) : beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh : sistem komputer)

6.      Sistem tak tentu (probabilistic system) : sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

7.      Sistem tertutup (close system) : sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

8.      Sistem terbuka (open system) : sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

9.      Sistem sederhana dan Sistem kompleks

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem

1.      Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

2.      Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.      Lingkungan luar sistem (environment)

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4.      Penghubung sistem (interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

5.      Masukan sistem (input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6.      Keluaran sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

7.      Pengolah sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

8.      Sasaran sistem

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

1.2 Konsep Dasar Informasi

Pengertian Data dan Informasi

Pengertian Data 

Data merupakan sebuah fakta mentah atau rincian peristiwa yang belum diolah, dan terkadang tidak dapat diterima oleh akal pikiran dari penerima data tersebut, maka itu data harus diolah terlebih dahulu menjadi informasi untuk dapat di terima oleh penerima. 

Definisi Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Pengertian Data Menurut Para Ahli

Berikut dibawah beberapa pengertian data menurut para ahli.

1.    John Dearden serta Robert N. Antony 

Pengertian data menurut John Dearden Robert N. Antony ialah bentuk jamak dari kata datum atau data item.

2.    Jogyanto

Definisi data menurut Jogyanto ialah kenyataan yang menggambarkan suatu peristiwa dan kesatuan nyata

3.    Slamet Riyadi

Slamet Riyadi mendefinisikan data sebagai kumpulan informasi yang didapat dari pengamatan dimana data dapat berupa angka-angka dan lambang-lambang.

4.    Arikunto

Pengertian data dalam pandangan Arikunto ialah semua angka dan fakta yang bisa dijadikan bahan untuk menyusun suatu informasi.

Pengertian Informasi

InformasiInformasi merupakan hasil dari pengolahan data yang sudah dapat diterima oleh akal pikiran penerima informasi yang nantinya bisa digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi sendiri dapat berupa hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan juga bisa suatu hasil pengolahan sistem informasi komputerisasi.

Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.

Pengertian Informasi Menurut Para Ahli

Berikut dibawah ini beberapa pengertian infomasi menurut para ahli.

1. Anton M. Moeliono

Informasi menurut Anton M.Moeliono ialah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau  berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata yang bisa dijadikan dasar pengamatan analisis atau kesimpulan.

2. Joner Hasugian

Joner Hasugian mendefinisikan informasi ialah suatu konsep universal dalam jumlah muatan besar yang melibatkan banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing serta terekam pada sejumlah media.

3. Jordon B. Davis

Pengertian informasi menurut Jordon B. Davis ialah data yang telah diproses menjadi sebuah bentuk yang penting bagi penerima informasi dan nilai yang nyata serta bisa dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau masa yang akan datang.

4. Kusrini

Informasi menurut Kusrini ialah data yang telah diproses menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

Mutu Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

a)  Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

1)      Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

2)      Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.

3)      Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b) Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c)   Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu :

1)   Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2)   Untuk mendapatkan pengalaman.

3)   Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4)   Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5)   Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1.    Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2.    Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3.    Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4.    Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5.    Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6.    Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7.    Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

8.    Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

9.    Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10.    Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Pengertian Dan Konsep Sistem Informasi

Sejak permulaan peradaban, manusia sudah bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain dengan menggunakan berbagai jenis instrumen/alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data). Perkembangan Sistem Informasi melalui alat pengolah data sejak jaman purba hingga saat ini dapat digolongkan ke dalam 4 (empat) golongan besar, yakni:

1. Peralatan Manual, yaitu peralatan pengolahan data yang sangat sederhana, di mana faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah menggunakan tenaga tangan manusia.

2. Peralatan Mekanik, yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang digerakkan dengan tangan secara manual.
3. Peralatan Mekanik Elektronik, yaitu peralatan mekanik yang digerakkan secara otomatis oleh motor elektronik.  
4. Peralatan Elektronik, yaitu peralatan yang bekerjanya secara elektronik.  

Secara sederhana, sistem informasi dipahami sebagai suatu himpunan atau kumpulan dari kelompok orang-orang yang bekerja, prosedur-prosedur, dan sumber daya peralatan yang mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi informasi, merawat, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.

Marimin et al. (2006) menyederhanakan pemahaman terhadap sistem informasi sebagai komponen-komponen dalam organisasi atau perusahaan yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi yang akan digunakan oleh satu atau lebih pemakai (users). Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi pada masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin akan terjadi pada masa yang akan datang tentang organisasi tersebut.      
Setiap membicarakan tentang sistem informasi, maka di dalam benak setiap orang akan terbayang tentang komputer, di mana suatu sistem informasi pasti akan menggunakan komputer. Secara historis, gagasan tentang sistem informasi sudah ada sebelum muncul komputer. Pada masa itu, sistem informasi telah digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen untuk membuat keputusan dan melakukan kontrol operasi.

Munculnya komputer telah menambah satu atau lebih dimensi, seperti kecepatan, akurasi, peningkatan volume data, dan lain-lain yang memberikan lebih banyak alternatif dalam pengambilan keputusan. Jadi, sistem informasi bukanlah hal yang baru, komputerisasinyalah yang terus menerus mengalami pembaharuan. Perkembangan lebih lanjut memunculkan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system/CBIS), yakni sistem informasi yang menggunakan sumber daya komputer (perangkat lunak dan keras) serta manusia dalam melakukan aktivitasnya untuk mentransformasi data menjadi produk informasi bagi kepentingan pengguna akhir (end-users).

Dengan penggunaan teknologi komputer sebagai basis dalam sistem informasi diharapkan informasi yang akan dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, tepat waktu, dan tepat sasaran, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. Sistem Informasi berbasis komputer yang berkembang hingga saat ini telah mengalami proses evolusi yang cukup panjang.

Komponen Sistem Informasi 

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia, yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya.
Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Sistem informasi memiliki komponen-komponen  yang saling terintegrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. Secara rinci, komponen-komponen yang membentuk Blok Pembangun Sistem Informasi tersebut dapat dijelaskan berikut ini.

1. Blok  Masukan (Input Block) Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen  dasar.
2. Blok Model (Model Block) Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model-model yang berfungsi untuk memanipulasi data masukan dan data yang tersimpan di dalam basis data, sehingga menjadi keluaran (informasi) tertentu yang diinginkan.    

3. Blok Keluaran (Output Block) Blok keluaran berupa berbagai data keluaran, seperti dokumen keluaran (output) dan informasi yang berkualitas yang berguna untuk semua pemakai.

4. Blok Teknologi (Technology Block) Blok teknologi digunakan untuk menerima masukan (input), menjalankan model, menyimpan dan menelusuri/mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan  komponen bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem.

5. Blok Basis Data (Database Block) Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan tersimpan pada suatu perangkat keras (biasanya komputer) dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Controls Block) Pencegahan hal-hal yang dapat merusak sistem dan penanggulangan masalah pengendalian terhadap operasional sistem secara cepat, tercakup di dalamnya aspek pencegahan dan penanganan terhadap kesalahan atau kegagalan sistem serta integrasi dan pengembangan sistem.

Peranan Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen

Informasi adalah sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk kelangsungan perkembangannya. Sehingga jika sebuah perusahaan kekurangan informasi atau bahkan informasi itu terlalu banyak maka dapat mengakibatkan perusahaannya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan yang strategis akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dalam lingkungan pesaingnya.

Pada sebuah perusahaan juga tentunya mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa menunjang bisnisnya, misal saja mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah setiap harinya, daftar gaji yang harus disiapkan, penjualan dan pembelian atas perkiraan yang harus dibutuhkan. Semua contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan, dalam hal ini komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah data. Namun, dengan adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah pengolahan tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem informasi manajemen yang tidak hanya bisa mengolah data, namun juga dapat memberikan informasi kepada pihak manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi pengambil keputusan.

Dilihat dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang dikenal oleh orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein (2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM dalam operasional perusahaan ada tiga, antara lain :

1.    Menunjang kegiatan bisnis operasional

2.    Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan

3.    Menunjang keungulan srtategi kompetitif organisasi/perusahaan

Menunjang Kegiatan Bisnis Operasional

Peranan SIM untuk menunjang kegiatan bisnis operasional dapat dibagi lagi menjadi beberapa proses lagi , antara lain :

a)    Transaction Processing System (TPS)

Dalam proses TPS ini berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik. TPS ini digunakan untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Dan pada proses TPS ini akan menghasilkan beberapainformasi produk untuk penggunakan internal dan eksternal, contoh :

1.    Pembuatan pernyataan konsumen

2.    Cek gaji karyawan

3.    Kuintasi penjualan

4.    Order pembelian

5.    Formulir pajak

6.    Rekening keuangan

b)  Process Control System (PCS)

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control system (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Sebagai contoh kilang minyak petroleum dan asslemby lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.

c)   Office Automation System (OAS)

Tugas dari proses OAS adalah :

-  Mengumpulkan data dan informasi

-  Memproses data dan informasi

-  Mengirim data dan informasi

Data dan informasi tersebut akan berproses dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contohnya :

-  Word processing dari Office Automation (OA)

-  Surat Elektronik

-  Teleconferencing

Menunjang Manajemen Dalam Mengambil Keputusan

Dalam pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem informasi manajemen akan dilakukan oleh pihak top manajemen. Ada beberapa tipe dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, antara lain :

1)      Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting system (sistem pelaporan informasi)

Contoh : Pembiayaan tahunan, laporan keuangan bulanan atau tahunan

2)      Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan)

Contoh : opsi bantuan di kuis ones to be a milionuer “audience”

3)      Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information system (sistem informasi eksekutif)

Contoh : Keputusan membuka cabang perusahaan atau pendirian prodi baru di universitas

4)      Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert system (sistem pakar) dan knowledge-based information system (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya)

Contoh : Penerapan kuisioner di perusahaan untuk mendukung keputusan rencana atau bahkan perbaikan system di perusahaan

5)      Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing System

Contoh : pengambilan data dari database oleh end user untuk patokan pengambilan keputusan.

6)      Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information System

Contoh : pembuatan laporan keuangan dengan memanfaatkan software aplikasi.

7)      Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information System

Contoh : Membuat strategi pengembangan produk dan jasa

Menunjang Keunggulan Strategi Kompetitif Perusahaan

Dalam sebuah persaingan, strategi sangatlah dibutuhkan untuk memberikan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis, tentunya dengan memperhatikan faktor biaya, mutu, dan kecepatan proses. Strategi bisnis inilah yang akan menjadi pusat untuk mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Dan dengan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan bisnis, maka akan membawa perusahaan tersebut dengan mudah mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha.Beberapa kekuatan persiangan yang dapat dilawan dengan membangun strategi kompetitif , antara lain :

1.      Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama

2.      Ancaman dari perusahaan baru

3.      Ancaman dari produk pengganti

4.      Kekuatan tawar-menawar dari konsumen

5.      Kekuatan tawar-menawar dari pemasok

Ada juga beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan bisnis, antara lain :

o   Cost leadership (keunggulan biaya) : menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah

Contoh : menurunkan harga jual produk atau jasa agar lebih menarik banya konsumen.

o   Product differentiation (perbedaan produk) : mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing

Contoh : dapat dilihat dari tempat penjualan dan kemasan produk. Jam tangan yang dijual di supermarket atau mall akan lebih menarik dan mempunyai nilai jual yang tinggi dibandingkan dengan jam tangan yang dijual di pasar atau di emperan (kaki lima).

o   Innvation (menemukan cara baru untuk menjalankan usaha) : yang termasuk dalam pengembangan ini adalah pengembangan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing 

Contoh : pengembangan produk mie instant yang berbeda dengan perusahaan mie instant yang lainnya, misalnya Indofood yang memproduksi mie goring cabe ijo, yang belum pernah dikeluarkan oleh mie instan lainnya.

Salah satu contoh dalam peranan stategi kompetitif adalah dalam sebuah perusahaan yang ingin mengubah seluruh datanya menjadi basisdata dengan alat penghubung standar (seperti web browser) sehingga memungkinkan informasi dapat dikomunikasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya.  Basisdata yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui web browser mencerminkan pergeseran  posisi perusahaan secara strategis. Dan tentunya dengan strategi ini dapat mempermudah pekerjaan dan dapat meningkatkan mutu usaha kerja perusahaan tersebut.

Share this

Share on FacebookPlus on Google+